Je wilt dat je ingehuurde engineer op kantoor is van negen tot vijf en jouw manier van werken volgt. Begrijpelijk, maar mag dat eigenlijk? Vaste werktijden en een opgelegde werkwijze raken precies de gezagsvraag uit de Wet DBA.
In dit artikel lees je wat de Wet DBA zegt over hoe de werkzaamheden en werktijden worden bepaald. Je ziet waarom vrijheid hier het sleutelwoord is, en hoe je toch grip houdt op je project zonder een gezagsverhouding te creëren.
Dit blog is voor opdrachtgevers: IT-managers en hiring managers die een freelancer aansturen en zich afvragen hoeveel ze mogen bepalen.
Werkwijze en werktijden is gezichtspunt 2 uit het Deliveroo-arrest, een van de negen punten waarmee de Belastingdienst je arbeidsrelatie beoordeelt. Wil je het volledige overzicht? Lees onze gids over de 9 gezichtspunten van de Wet DBA.
Wat zegt de Wet DBA over werkwijze en werktijden?
De Belastingdienst kijkt of de freelancer zelf bepaalt hoe en wanneer hij werkt. Veel vrijheid in werkwijze, indeling en locatie wijst op een echte opdracht. Moet hij vaste tijden aanhouden en jouw werkwijze volgen, dan lijkt dat op de aansturing van een werknemer. Dat is een signaal richting een dienstverband.
De kern is de gezagsverhouding. Bij een werknemer bepaalt de werkgever hoe, waar en wanneer er wordt gewerkt. Bij een zelfstandige bepaalt de opdrachtnemer dat grotendeels zelf. Hoe meer jij voorschrijft, hoe meer gezag je uitoefent, en hoe meer het op werknemerschap lijkt.
Mag je een freelancer vaste werktijden opleggen?
Liever niet. Vaste werktijden opleggen is een klassiek gezagssignaal. Een zelfstandige bepaalt in principe zelf wanneer hij werkt, zolang hij het afgesproken resultaat levert. Eis je een vast rooster van negen tot vijf, dan stuur je hem aan als een werknemer.
Er is nuance. Soms zijn er functionele redenen waarom aanwezigheid op bepaalde momenten nodig is, bijvoorbeeld een migratie die in een onderhoudsvenster moet, of overleg met een team in een andere tijdzone. Dat mag, mits het voortvloeit uit de aard van het werk en niet uit jouw behoefte aan controle.
Het verschil zit in het waarom. "Je moet er zijn omdat het werk dat vereist" is iets anders dan "je moet er zijn omdat iedereen er is". Het eerste is functioneel, het tweede is gezag. Leg afspraken over aanwezigheid daarom altijd uit vanuit de opdracht.
Mag je voorschrijven hoe een freelancer werkt?
Beperkt. Je mag het gewenste resultaat en kaders meegeven, maar niet de exacte werkwijze dicteren. Een zelfstandige brengt zijn eigen expertise en methode mee, dat is precies waarvoor je hem inhuurt. Schrijf je elke stap voor, dan behandel je hem als een uitvoerend medewerker.
Een voorbeeld. Je mag zeggen: "De omgeving moet voldoen aan deze securityeisen en deze deadline." Je gaat te ver als je zegt: "Gebruik exact deze tool, op deze manier, volgens ons interne stappenplan, en check elke stap bij mij." Het eerste geeft kaders, het tweede ontneemt de zelfstandigheid.
Hoe houd je grip zonder een gezagsverhouding te creëren?
Stuur op het resultaat, niet op het proces. Spreek duidelijke doelen, kaders en deadlines af, en laat de freelancer zelf bepalen hoe en wanneer hij die haalt. Zo houd je controle over de uitkomst zonder hem aan te sturen als een werknemer.
Een paar praktische principes:
- Spreek resultaten en deadlines af, geen vaste werkuren
- Geef functionele kaders, geen stap-voor-stap-instructies
- Laat de freelancer zijn eigen werkwijze en planning kiezen
- Maak aanwezigheid afhankelijk van het werk, niet van controle
- Leg afspraken vast in een opdrachtovereenkomst, niet in een rooster
Zo behoud je precies wat je nodig hebt, namelijk een goed eindresultaat op tijd, zonder de signalen van een dienstverband. Grip op de uitkomst en vrijheid in de uitvoering gaan prima samen.
Wat als je opdracht veel sturing vereist?
Soms vraagt een opdracht meer sturing dan bij echte zelfstandigheid past, bijvoorbeeld als de engineer strak in je team moet meedraaien op vaste momenten. Dan stapelen de gezagssignalen zich op. In zo'n geval is tussenkomst de veilige route.
Bij tussenkomst plaats ik de freelancer via Maedium en neem ik het Wet DBA-risico op me. De IT'er blijft zelfstandig ondernemer; ik word geen werkgever en draag geen loonheffing af. Zo kun je nauwer aansturen zonder dat jij het risico van herkwalificatie draagt. Lees onze vergelijking van tussenkomst en bemiddeling.
Veelgestelde vragen over werkwijze en werktijden
Mag een freelancer verplicht op kantoor werken?
Alleen als het werk dat functioneel vereist, bijvoorbeeld toegang tot apparatuur of een beveiligde omgeving. Verplichte aanwezigheid puur omdat je hem wilt zien werken, is een gezagssignaal. Laat locatie zoveel mogelijk voortvloeien uit de opdracht, niet uit controle.
Mag ik een freelancer aan onze interne processen houden?
Voor zover het functioneel nodig is, bijvoorbeeld securityregels of een release-procedure, mag dat. Maar je mag hem niet aan alle interne werkwijzen en procedures binden zoals een werknemer. Geef kaders waar nodig, en laat de invulling aan hem.
Mag een freelancer zijn eigen uren indelen?
Ja, en dat is juist gewenst. Een zelfstandige bepaalt zelf wanneer hij werkt, zolang hij het resultaat en de deadlines haalt. Die vrijheid is een sterk signaal richting echte zelfstandigheid. Stuur op output, niet op aanwezigheid van negen tot vijf.
Wat als ik dagelijks contact wil over de voortgang?
Contact over de voortgang mag, dat hoort bij goed opdrachtgeverschap. Het wordt een signaal als je hem dagelijks aanstuurt en controleert zoals een leidinggevende een werknemer. Houd het op afstemming over het resultaat, niet op dagelijkse sturing van zijn werk.
Telt dit gezichtspunt zwaarder dan de andere?
Nee, er is geen rangorde. Werkwijze en werktijden worden samen met de andere acht gezichtspunten gewogen tot een totaalbeeld. Wel hangt dit punt nauw samen met inbedding en de gezagsvraag, die in de praktijk vaak doorslaggevend zijn bij IT-inhuur.
Conclusie: stuur op resultaat, geef vrijheid in de uitvoering
De Wet DBA wil zien dat een zelfstandige zelf bepaalt hoe en wanneer hij werkt. Vaste werktijden en een opgelegde werkwijze zijn gezagssignalen die richting een dienstverband wijzen. De oplossing is eenvoudig: stuur op het resultaat en de deadline, en laat de uitvoering aan de freelancer.
Voor wie is dit het meest urgent? Voor opdrachtgevers die gewend zijn hun mensen strak aan te sturen en dat onbewust ook bij freelancers doen. Voor wie minder? Voor wie van nature op output stuurt en de uitvoering loslaat.
Vraagt je opdracht toch veel sturing? Dan haalt tussenkomst het risico bij je weg. Vrijheid geven en grip houden hoeven elkaar niet te bijten.
Twijfel je hoeveel sturing mag bij jouw opdracht?
Wil je samen bekijken of jouw manier van aansturen binnen de lijntjes blijft, en welke constructie past? Plan een vrijblijvend gesprek met mij. We lopen je situatie langs, zonder verplichtingen.
Let op: regelgeving rond de Wet DBA kan wijzigen. Raadpleeg voor actuele informatie rijksoverheid.nl of belastingdienst.nl. Dit artikel is algemene voorlichting, geen juridisch advies. Bij complexe situaties adviseer ik een arbeidsrechtjurist of belastingadviseur te raadplegen.
